Як підготувати і провести ефективну педраду?

СУЧАСНА ПЕДРАДА:
ПРОБЛЕМИ ТА ЇХ ВИРІШЕННЯ

Серед безлічі видів діяльності керівника багато часу займають різноманітні колективні форми спілкування: нарада, планірки, «летючки», ради, збори.

Нарада — це такий вид управлінської діяльності, коли конкретна кількість учасників збирається в заздалегідь визначеному місці в обумовлений час для обговорення та ухвалення рішення з наявних питань.

Що вища посада керівника, то більше часу він витрачає на засідання, збори, наради та інші колективні форми спілкування.

Наради і педагогічні наради є обов’язковою частиною життя керівника. Без них не обійтись, оскільки така управлінська діяльність допомагає виробленню і ухваленню найкращих рішень. Під час обговорення багатьох важливих професійних проблем виникає кілька поглядів на них. Це якісно підвищує рівень ухвалених рішень, що, у свою чергу, сприяє поліпшенню стосунків та взаєморозуміння між окремими підрозділами і педагогами. Управління колективною роботою має більш безпосередній і цілеспрямований характер.

Учасники ділової наради в процесі спільної роботи навчаються вміння мислити відповідно до інтересів колективу, підходити до розв’язання проблеми з урахуванням усіх наслідків ухвалених рішень.

Участь у такій колективній формі управління як педагогічна нарада сприяє розвитку ділових рис учителя, зростанню його компетентності в процесі взаємообміну думками, зміцненню в нього навичок творчого вирішення педагогічних завдань. Педагогічна нарада забезпечує керівникові можливість виявити свої організаційні здібності, уміння переконувати тощо. Участь у педагогічній нараді створює сприятливі умови для безпосереднього спілкування керівника з колективом і, відповідно, впливу на нього.

Педагогічна рада школи — це професійне об’єднання, постійний орган, до компетенції якого належить розгляд основних питань навчально-виховної роботи освітнього закладу. Саме на педрадах ухвалюють рішення з важливих питань життя школи, визначають і виявляють стратегічні завдання, підбивають підсумки роботи школи та її окремих підсистем. Зрозуміло, що зі збільшенням суспільної ролі школи, коли їй надано більше самостійності, важливо, щоб регулярні педради не перетворювалися на рутинну процедуру, у якій автоматично схвалюють усе зроблене в школі за минулий рік і в робочому порядку формально затверджують план роботи на наступний рік, який є точною копією поточного. Педрада — це реальна можливість залучення всіх учителів до процесу управління школою, місце обговорення їхніх думок та пропозицій щодо майбутнього і теперішнього стану своєї школи.

Проте педагоги часто без особливого інтересу і бажання беруть участь у роботі педагогічних рад, приймаючи їх як необхідність, з великим небажанням відсиджують встановлені години. Що ж так не приваблює вчителів у педрадах? Одного не влаштовують порушені питання, іншого — власне атмосфера і тон розмови (часто бюрократичні), третьому такі засідання здаються малопродуктивними і тому — непотрібними. Зрозуміло, небайдужому керівникові нелегко погодитися з таким станом речей, йому хочеться отримати не тільки віддачу, результат від періодичних скликань педагогічного форуму, а й зробити його подією шкільного життя.

Плануючи тематику педрад, зверніть увагу на таке. Перед тим як ухвалити рішення про винесення тієї чи іншої теми на засідання ради, запитайте себе: «Чи справді її розгляд такий важливий? Чи існують альтернативні варіанти розгляду цього питання? Чи можлива передача теми в методоб’єднання, творчі групи?» Також необхідно визначити форму майбутньої педради, яка значною мірою відповідатиме поставленим завданням.

Види педагогічних рад (їх визначає характер вирішуваних завдань):

• проблемні;

• конструктивні;

• комбіновані.

Форми сучасних педагогічних рад:

• педрада-семінар;

• педрада-круглий стіл;

• педрада-ділова гра;

• педрада-нарада;

• педрада-конференція тощо.

Метою проблемної педради є пошук кращого управлінського розв’язання з обговорюваної проблеми. Наприклад, приймати чи не приймати ту або іншу навчальну програму, визначити напрями розвитку школи тощо. Рішення на такій раді зазвичай формулюють під час дискусії та ухвалюють після голосування. Такі педради ефективно відбуваються у форматі ділових ігор.

Така педрада проводиться за схемою:

• доповіді;

• запитання до доповідачів;

• дискусія;

• вироблення рішення.

Якщо учасники педради заздалегідь отримали матеріали для обговорення, встигли розглянути їх, то педраду можна проводити без доповіді, одразу починаючи її з запитань до доповідачів.

Учасники проблемної педради можуть озвучити і залишити свою точку зору, це підвищує почуття відповідальності працівників за ухвалені рішення.

Завдання інструктивної педради — у передачі розпорядження та необхідних свідчень згори вниз за схемою управління для їх швидшого та ефективнішого виконання. Певною мірою й на інструктивній педраді діє колективна думка: тут уточнюють завдання, висловлюють пропозиції щодо найкращого виконання цих завдань. Рішення можуть надходити з Департаменту освіти, обласних органів управління освітою, а також від засновників, спонсорів, партнерів.

Творча педрада. Її завдання полягає в пошуку нових ідей і подальшій розробці попередніх досягнень. Важливо також організувати й обмін досвідом. Творчі педради ефективно відбуваються у формі круглих столів, семінарів, конференцій.

Існує класифікація педрад за стилем, до якої належать автократичні, вільні, дискусійні.

На автократичних педрадах право виступу і право ухвалення рішення має тільки керівник. Учасники таких засідань повинні слухати і відповідати на запитання, які ставить керівник. Педради такої форми мають місце тоді, коли керівник має дати вказівки або поінформувати колектив.

Вільна педрада не має визначеного порядку денного. Вона може відбуватися без голови. Така педрада зводиться до обміну думками. Її рішення не фіксують. Вільна педрада відбувається, як правило, у формі бесіди чи розмови. Це найнезвичніший стиль професійної наради вчителів у наших школах. Проте найбільш пам’ятний.

Дискусійна педрада, або мозковий штурм — спосіб отримання рішень з будь-якого питання шляхом генерування нових ідей та аналізу пропозицій у результаті колективної роботи групи людей. Вона відбувається за певними правилами. Характерна особливість цього способу полягає у відсутності критики і оцінюванні озвучуваних ідей.

Процес підготовки і проведення педрад

Малоефективні, затяжні педради є, як правило, результатом незадовільної підготовки і низького їх рівня. Будь-яка ділова нарада — це складна технологічна управлінська операція, яка потребує ретельної підготовки.

Починається робота з підготовки зборів із визначення мети, потім планують порядок денний, визначають склад учасників, день, час і місце педради.

Готується до педради і сам керівник. Важливо підготувати не тільки доповідь, а й проекти рішень і виступів.

Кілька порад стосовно етапу підготовки педради:

• призначають відповідального за доповідь;

• визначають співдоповідачів (учителі, представники громадських організацій);

• створюють спільно з адміністрацією, доповідачем і співдоповідачами план накопичення практичного матеріалу до педради (відвідування уроків, заходів тощо);

• дають завдання методоб’єднанням, групам учителів вивчити роботу і попередньо обговорити її із загальнопедагогічних позицій;

• основний зміст доповіді й проект рішення обговорюють з адміністрацією за місяць-два до педради;

• обмірковують необхідність і склад ілюстративного чи роздаткового матеріалу до педради (тематичні виставки, анкети, списки літератури, методичний бюлетень тощо) і призначають відповідального за її підготовку.

Порядок денний

Порядок денний — це письмовий документ, який заздалегідь роздають учасникам педради. Він містить тему, мету педради, пункти, які розглядатимуть, відведений на них час, дату і місце педради, прізвища доповідачів.

Якщо на обговорення винесено тільки одне питання, то часто доповідач висловлюється розлого, під час такої наради її учасники можуть виявити незібраність, неквапливість. На нараді з насиченим порядком денним більш чіткий і діловий ритм роботи, люди зібраніші, витрачають менше часу на виступи.

Проте слід пам’ятати, що надмірно місткий порядок денний також нераціональний. Як доводить практика, доцільно включати в порядок денний педрад одне-два головні питання і кілька дрібних, які можна вирішити швидко. Учасникам педради має бути відомий не тільки час початку наради, а й пропонований час її закінчення, що дасть працівникам змогу заздалегідь спланувати час опісля. При цьому особливістю педагогічних рад, яка відрізняє їх від звичайних нарад, є те, що їхні час і порядок денний повторюються з року в рік. Крім того, доцільно спланувати всі педради на рік (зазвичай 5-6 педрад) і роздати порядок на початку навчального року.

Порядок денний є надійним орієнтиром, його необхідно чітко дотримуватись і виконувати. Тільки за таких умов мети буде досягнуто.

Підготовка доповідей

Як правило, у силу своїх обов’язків керівник часто є основним доповідачем наради.

Успіх ділової педради здебільшого залежить від якості підготовки доповіді, основного повідомлення. Доповідач має подати об’єктивну інформацію. Якщо з обговорюваного питання існує кілька точок зору, необхідно висвітлити їх усі, навести докази щодо кожної з них, а потім викласти свою думку.

Робота над доповіддю (виступом) складається з кількох етапів. По-перше, необхідно розробити мету і завдання доповіді. По-друге, це робота над доповіддю. Зміст усного виступу залежить від того, де він відбуватиметься, скільки триватиме, хто слухачі, наскільки вони ознайомлені з проблемою тощо. По-третє, робота над формою мовлення, над мовою, стилем, підбором цитат, прикладів, цифр тощо. Нарешті, необхідно попрацювати над технікою мовлення. Тут має значення й зовнішність оратора, його голос, жести тощо.

Обговорення

Важливим етапом підготовки педради є підготовка обговорення. Необхідно не тільки завчасно ознайомити учасників педради з порядком денним, а й викликати інтерес людей до обговорюваних питань, що забезпечить їхнє бажання висловити свою точку зору, взяти участь у шрипетіях.

Підготовка приміщення

Велике значення має також підготовка приміщення (гарна звукоізоляція, нормальна температура повітря, зручні для роботи меблі, вентиляція тощо).

Такі «дрібниці» як погана провітрюваність приміщення, висока чи низька температура, протяги, погане освітлення можуть знизити ефективність педради через зниження продуктивності роботи людей.

Крім того, ніщо не повинно заважати присутнім: ні телефонні дзвінки, ні шум транспорту.

Протокол

Відповідальним етапом є фіксація процесу обговорення питань, винесених на нараду, тобто протоколювання.

Протокол — це організаційно-розпорядчий документ, у якому фіксують перебіг обговорення питань і ухвалених рішень на зборах, нарадах.

Протокол, який, як правило, веде секретар під час педради в стислій формі, містить резюме ухваленого рішення.

Проведення педради

Починати педраду слід у чітко визначений час, незалежно від того, скільки осіб іще не прийшло.

Активність учасників педради залежить від керівника, який веде засідання, і забезпечена якісною підготовкою наради, створення на ній ділової атмосфери.

Оптимальна тривалість оперативної педради складає 20-30 хв, проблемної з насиченим порядком денним — до 1,5-2 год. Час розгляду одного досить складного питання — 40-45 хв.

Оптимальна тривалість спільної розумової діяльності великої кількості людей складає не більш як 40-45 хв. У більшості людей фізіологічна межа втомлюваності в спільній роботі складає годину. Отже, через 40-70 хв в учасників наради настає втома, і як результат послаблюється увага: в аудиторії виникає шум, рух, розмови. Це природний захист організму від перевантаження.

Під час наради обов’язково треба робити перерви. Вони корисні, оскільки є засобом відпочинку. Крім того, під час перерви триває обговорення питань педради. Якщо не перериваючись продовжувати нараду, то більшість учасників вже стомлена і стан послаблення уваги у них триває близько 20-30 хв, після чого поліпшується самопочуття, відновлюється їхній нормальний стан і дебати розпалюються з новою силою. Але оскільки в більшості в останні півгодини увага була послабленою, оратори часто починають повторювати своїх попередників. Цей етап фахівці називають «періодом негативної активності». У такий період збільшується нервозність, а ухвалені рішення будуть непродуманими та екстремальними.

Якщо нарада триває без перерви 2 год., то більш як 90 % учасників настільки втомлюються, що згодні на будь-яке рішення, аби швидше закінчити засідання.

Психологи радять: оптимальна тривалість наради без перерви — не більш як година. Якщо обставини потребують більш тривалої роботи, слід обов’язково передбачити перерви. Тривалість перерв має складати: після 50 хв. роботи — 10 хв. перерви; після 1,5 год. роботи — 15 хв. Відмова від перерви не лише спричинює підвищену втомлюваність, а й не дає по суті економії часу.

Під час обговорення інновацій заслуговує на увагу японська кільцева система ухвалення рішень — кінгесе. Полягає вона ось у чому. Якщо керівникові треба вирішити з колективом певне питання, він не повинен поспішати скликати педраду. Для початку слід підготувати проект нововведень, який послідовно передати окремим учителям за списком, складеним керівником. Кожен має, наприклад, за один день розглянути пропоноване нововведення і дати свої зауваження в письмовому вигляді. Отже, якщо у списку шість осіб, проект рішення із зауваженнями повернеться до керівника через 6 днів. Після цього ухвалюють рішення про необхідність педради і склад її учасників. Така педрада відбувається швидко та ефективно, усі учасники заздалегідь знають, про що йтиметься, бо були ознайомлені з проектом рішення.

Психологічна атмосфера

Педрада має відбуватися в атмосфері щирості та відвертості, взаємоповаги, принциповості: головна мета — шукати і знаходити позитивні рішення. З метою систематичного розвитку дискусії в потрібному напрямі необхідно, щоб доповідачі не виходили за рамки обговорюваної проблеми. Але діяти при цьому треба дипломатично. Для того щоб нарада була ефективною, слід ознайомитися з думками всіх учасників щодо обговорюваної проблеми.

Для створення нормальної психологічної атмосфери на зборах неприпустимий недоброзичливий тон, особливо з боку керівника, категоричні, беззаперечні судження, безапеляційні репліки на кшталт: «Це не правильно!» або «Ви дуже помиляєтесь!», тобто все те, що може образити доповідача або викликати небажання оприлюднити істину, вступати у відкриту дискусію.

За необхідності полемізувати доповідачу слід додержуватися таких правил:

1. Намагатися говорити повільно і неголосно.

2. Звертатися не безпосередньо до свого опонента, а до всієї аудиторії, завдяки чому автоматично виникатиме ділова і спокійна атмосфера.

3. На початку своєї промови необхідно підкреслити спільність своїх поглядів з думками опонента (з певних питань), наводячи переконливі аргументи на користь цих поглядів, і тільки після цього можна переходити до контраргументів, формулюючи їх як конкретні запитання.

4. Слід правильно ставити запитання, завдяки чому можна перевести увагу присутніх з однієї теми на іншу, спрямовуючи її на ті аспекти проблеми, які іще не висвітлено.

Виконання цих умов дає змогу управляти дискусією, з’ясовувати нові важливі дані, змушує учасників педради зайняти чіткішу позицію з того чи іншого питання.

Відкрита і результативна дискусія можлива лише в атмосфері невимушеності. Доброю розрядкою може стати жарт, корисно увесь час зберігати спокійний і доброзичливий тон.

Одна з найважливіших вимог до керівника наради — не нав’язувати з самого початку своєї позиції решті учасників. Слід пам’ятати, що посада надає словам керівника особливої ваги, і ті з присутніх, чиї погляди не збігаються з думкою керівника, можуть не наважитись їх висловити.

Корисним стане стисле резюмування виступів, але не тільки після обговорення питання та наприкінці наради, а й під час власне обговорення. Це дає змогу досягти впевненості в тому, що всі присутні чітко розуміють, про що йде мова на нараді, і в них складається переконання, що під час дискусії буде досягнуто певного прогресу.

Регламент виступів

Слід домогтися того, щоб дотримання регламенту роботи стало обов’язковим законом наради.

Якщо на нараді не визначено регламент доповідача і виступів в обговореннях, створюються передумови для неділової атмосфери її перебігу.

Отже, проводячи педраду, пам’ятайте, що активність усіх присутніх на ній — показник зацікавленості членів колективу, їхньої причетності до шкільного життя.

Щоб отримати максимальну віддачу, дотримуйтеся кількох правил ведення педради:

• дотримуватись регламенту засідання: починати вчасно, тривалість — не більше 3-х годин, за необхідності робити перерви, на основні доповіді і виступи відводити заздалегідь визначений час;

• не припускати емоційних спалахів, взаємних звинувачень, «розбірок» між присутніми;

• дотримуватися доброзичливого тону, тактовності, як з боку голови засідання, так і учасників;

• усі виступи і запитання мають містити аналіз обговорюваної проблеми і конкретні пропозиції. Не припускати відхилень від питання під час його обговорення.

Рішення педради

Рішення педради з науково-педагогічних питань зазвичай фіксують у протоколі засідання і доводять до відома усіх членів колективу (наприклад вивішують в учительській).

Ухвалене на педагогічній раді рішення, як правило, містить пункт з контролю за його виконанням. Результати контролю обговорюють у робочому порядку і заслуховують на наступних нарадах.

Допоміжні засоби та обладнання

Хорошу педраду неможливо нині організувати без необхідних допоміжних засобів. Вони полегшують роботу і працю керівника, дають змогу добре організувати засідання.

Рекомендується якомога ширше використовувати наочну ілюстрацію свого виступу: у вигляді настінних таблиць, спеціальних планшетів, слайдів, мультимедійних презентацій тощо. Будь-яку візуальну інформацію легше засвоїти, аніж словесну. Вона викликає більше зацікавлення, сприяє концентрації уваги учасників педради.

Що ж необхідно використовувати в першу чергу?

Наочні посібники. Нині їх широко застосовують навіть на невеликих за чисельністю нарадах. Адже краще раз побачити, ніж сто разів почути. Таблиці, схеми, діаграми, карти — все це має бути перевірено і підготовлено заздалегідь. Якщо мова йде про слайди, мультимедійні презентації, то слід підготувати діапроектор, комп’ютер, екран, перевірити справність розетки, щоб потім не довелося витрачати час на налаштування та регулювання обладнання.

Допоміжне обладнання. Наприклад, копіювальний апарат може знадобитися, щоб терміново роздати всім учасникам проект рішення.

У великих залах можуть знадобитися мікрофон, дошка з крейдою. Добре було б забезпечити аудиторію водою та склянками. Якщо передбачено перерву, то заплануйте каву і чай.

Тест «Чи вмієте ви вести нараду?»

Поставте собі бали від 1 до 5 і запишіть їх біля кожного запитання (це слід робити об’єктивно). Оцінка означає: 1 — такого не буває; 2—як правило, такого не буває; 3—невизначена оцінка; 4—як правило, таке буває; 5—так буває завжди.

1. Даю підлеглим доручення навіть тоді, коли є небезпека, що за їх невиконання критикуватимуть мене.

2. У мене завжди багато ідей і планів.

3. Я дослухаюся до зауважень з боку інших.

4. Мені зазвичай вдається навести логічні і правильні аргументи під час обговорення.

5. Я налаштовую співробітників на те, щоб вони вирішували свої завдання самостійно.

6. Якщо мене критикують, я захищаюся, незважаючи ні на що.

7. Коли інші люди наводять свої докази, я завжди дослухаюсь.

8. Для того, щоб організувати якийсь захід, мені доводиться планувати все заздалегідь.

9. Свої помилки я здебільшого визнаю.

10. Я пропоную альтернативи пропозиціям інших.

11. Захищаю тих, у кого виникають труднощі.

12. Висловлюю свої думки якомога переконливіше.

13. Мій ентузіазм заразливий.

14. Я беру до уваги точку зору інших людей і намагаюся відобразити в проекті рішення.

15. Зазвичай, я наполягаю на своїй точці зору і своїх гіпотезах.

16. Я з розумінням слухаю та агресивно висловлюю контраргументи.

17. Чітко висловлюю свої думки.

18. Я завжди визнаю, якщо чогось не знаю.

19. Енергійно захищаю свої погляди.

20. Я намагаюся розвивати чужі ідеї так, як свої.

21. Завжди обмірковую те, що могли б відповісти на те чи інше запитання інші, й шукаю аргументи.

22. Я допомагаю людям порадою, як організувати свою роботу.

23. Захоплюючись своїми проектами, планами роботи на перспективу, я зазвичай не цікавлюся планами інших людей.

24. Я дослухаюся і до тих людей, які мають особисту, відмінну від моєї, точку зору.

25. Якщо хтось не погоджується з моїм проектом, я шукаю нові шляхи.

26. Використовую всі зусилля, щоб змусити погодитися зі мною.

27. Відверто кажу про свої надії, побоювання та особисті труднощі.

28. Я завжди знаходжу можливість організувати підтримку моїх проектів.

29. Я розумію почуття інших людей.

30. Я більше намагаюся висловлювати свої думки, аніж слухати чужі.

31. Перш ніж захищатися, я уважно слухаю критику.

32. Викладаю свої думки систематично.

33. Даю можливість іншим викласти свою точку зору. –>